eFactura
Facturación Telemática

La necesidad de gestionar el alto número facturas y recibos asociados a la actividad comercial de una empresa, implica asumir gastos asociados a la impresión, envío y manipulación del documento, lo que lleva aparejado un gasto aproximado de 1,2 euros por factura enviada (y recibida).

Con la entrada en vigor del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, se consolida la posibilidad de remitir las facturas por medios electrónicos, con el consiguiente ahorro de costes. 

Sin embargo la normativa ha ido evolucionando de manera incesante desde el año 2002 y continuará haciéndolo, de modo que las empresas no siempre están seguras sobre si están aprovechando todas las posibilidades que permite la legislación, o, incluso si están haciendo cosas incorrectamente.

Albalia Interactiva ha redactado el Manual "La Factura Electrónica" que han publicado ASIMELEC y RED.ES y que resuelve de forma sencilla muchos de los interrogantes que plantea la adopción de este sistema de facturación. La Edición Revisada incluye toda la nueva normativa de 2007. Si desea un ejemplar impreso, solicítelo a través del teléfono 902 365 612.

Durante los años, 2007 y 2008, y en el marco del Proyecto AvanzaPYME PAV-080200-2007-24 Albalia ha proporcionado gratuitamente servicios de facturación electrónica (Faccil) y de promoción en Internet. Vea el web epymes de Albalia para más información. Si desea beneficiarse durante 2009 de la promoción destinada a las empresas participantes, llame al 902 365 612 indicando el código de promoción: PAV-080200-2007-24

En 2009, en colaboración con Microsoft, Albalia Interactiva ha desarrollado FactOffice. Se trata de un componente (Add-in), que instalado sobre MS Office 2007 (MS Word), le habilita para la generación, recepción e intercambio de facturas electrónicas en el formato XML “facturae”. La aplicación, que utiliza unas plantillas predefinidas y configurables, es capaz de generar la factura, firmarla electrónicamente (con el formato XAdES EPES o XAdES XL) con cualquiera de los certificados de los prestadores de servicios de certificación existentes,  validar su conformidad de esquema Facturae, de Firma electrónica, y de cuadre contable, así como mantener una pequeña gestión histórica del estado de cada factura.

La disponibilidad del código fuente, habilita a los desarrolladores que quieran participar en el proyecto, a ampliar, modificar o personalizar sus características, así como a adaptar dicha solución a sus propias plataformas de factura electrónica (conexión a servicio WEB etc ..).

Uno de los aspectos de innovación aplicados es la configuración del formato OOXML como contenedor del formato facturae, de forma que manteniendo una completa compatibilidad con el formato facturae, hemos podido añadir elementos de aspecto, como el “layout” de la factura o la posición del logo que son completamente configurables.

Además Albalia ha desarrollado una solución de firma electrónica para desarrolladores de ERP denominada BackTrust, que facilita la realización de firmas electrónicas XAdES-X-L según las especificaciones TS 101 903 establecidas por el formato de factura electrónica facturae.

Es una herramienta de integración de firmas electrónicas con las aplicaciones, orientada a desarrolladores de software e integradores para que puedan completar sus aplicaciones con servicios de firma electrónica. 

Introducción a la facturación telemática

Cuando hablamos de factura telemática, estamos hablando más bien de los procesos de remisión a distancia de facturas por vía electrónica (remisión telemática), sin que la factura en sí misma sea telemática, sino solo el proceso de remisión. La factura electrónica es aquella que cumple lo prescrito en la Directiva 115/2001 (o las normas nacionales que la trasponen, como el RD 1496/2003), y por tanto cumple ciertos criterios de integridad y autenticidad. Y la factura digital es aquella que va acompañada de firma digital, una de las modalidades de autenticidad e integridad establecidas en la normativa. Es decir, la factura digital es un caso particular de la factura electrónica.

Por tanto se puede hablar de facturación telemática y no de factura telemática, pero en cambio es correcto el uso de los términos factura y facturación junto con lo adjetivos digital y electrónica.

En relación con los aspectos a considerar en los proyectos de facturación electrónica, cabe diferenciar si el rol principal es el de emisor de facturas o el de receptor de facturas.

Como primera aproximación,  las obligaciones de las empresas que emiten facturas electrónicas son las siguientes:

• Conservar los datos de las facturas (su copia o matriz). No es necesario conservar las facturas emitidas sino la “matriz” o Base de datos que permite generarlas
• Asegurar su legibilidad en el formato original 
• Garantizar el acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión
• Firmar electrónicamente la factura o delegar esta acción en un tercero (subfacturación) o en el Receptor (autofacturación) y 
• Contar con la aceptación por parte del receptor respecto al uso de esta modalidad de facturación. 

Por otro lado, las obligaciones de las empresas que reciben facturas electrónicas se resumen en:

• Conservar las facturas recibidas en su formato original (electrónico) incluso aunque hayan sido necesarias transformaciones de datos internas. O delegar esta función en un tercero.
• Puede conservar la factura impresa con marcas gráficas PDF-417 (si bien es un formato POCO recomendable) , o almacenada en otros tipos de soporte. La transcripción en papel con referencia a un medio online que permita acceder al original electrónico es un medio válido.
• Asegurar legibilidad en formato original 
• Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión 
• Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado. 

En general debe considerarse la normativa de facturación (electrónica o no) para resolver aspectos como los que afectan a las facturas rectificativas:

• Las facturas rectificativas tienen que reflejar directamente la rectificación efectuada, incluso aunque se elaboren con todos los datos de una factura que ya tuviera en cuenta la rectificación, lo cual ya no es obligatorio (este aspecto cambia al aplicar el RD 87/2005 en relación con el RD 1496/2003) .
• Se permite que las devoluciones de mercancías y de envases y embalajes se introduzcan en una factura (no rectificativa) con signo negativo, por lo que las facturas normales pueden ser negativas.
• Cuando se trate de devoluciones o diferencias de la base imponible en cualquier sentido respecto a la factura original, las facturas rectificativas especificarán la diferencia de la base imponible, con importes negativos o positivos según corresponda.
• Se permite la rectificación de varias facturas en una única factura rectificativa, en tanto se indiquen los números de factura de las facturas rectificadas.
• En el Art.70 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, se aclara en su nueva redacción la forma de recoger las facturas rectificativas en los libros registro de facturas y de  IVA.

Durante 2007, la Agencia Tributaria ha publicado la Orden EHA 962/2007 que entre otros aspectos define la forma de llevar a cabo la Digitalización Certificada. Las facturas, recibidas en papel y digitalizadas según el procedimiento descrito en la citada orden, pueden ser destruidas.

Durante el 2007, el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y la Agencia Tributaria han publicado la Orden PRE 2971/2007 que define el formato de codificación de facturas electrónicas que se debe utilizar al emitir facturas a organismos de la Administración General del Estado. Este formato, basado en estructuras XML y denominado facturae se está convirtiendo en el de más uso en España.

El desarrollo de un proyecto de facturación electrónica de cierto calado requiere la colaboración de expertos que resuelvan las dudas existentes de forma solvente. Esta necesidad es más clara en un contexto en el que muchas empresas están ofreciendo servicios de facturación electrónica obsoletos o incorrectos, especialmente en lo que se refiere a la forma más adecuada de gestionar la firma electrónica.

Albalia Interactiva le ayuda en su proyecto de factura electrónica

Albalia Interactiva se ha ganado el reconocimiento como la consultora más solvente en proyectos de factura electrónica y ha ayudado ya a empresas como Obralia, Caja de Madrid, Eurobits, Tirea, Unicaja, Caixa Galicia, DyR, Renfe y otras a diseñar su proyecto de facturación electrónica de la forma más optimizada dentro de la diversidad de objetivos que estas entidades han señalado en su estrategia. Nos preciamos de tener la mejor relación calidad/precio del sector.

Además de consultoría, Albalia Interactiva puede proporcionarle software de firma electrónica y servicios de timestamping y validación de certificados.

Somos, además, los coordinadores del Grupo de Trabajo de Factura Electrónica y Digitalización Certificada de ASIMELEC. También somos miembros de UBL (Universal Business Language) en OASIS y CEN (Comité Europeo de Normalización).

La ensayada metodología de Albalia Interactiva se resume en los siguientes puntos:

• Asesoría en la definición del modelo de facturación más adecuado.
• Análisis de procesos y tecnologías actuales y definición del nuevo modelo a adoptar. Definición de métricas para valorar las mejoras adoptadas.
• Dictamen jurídico que justifique la solución adoptada tanto en el marco de la normativa española como en el ámbito del Derecho Comunitario.
• Propuestas para ajustes de contratos y documentos de procedimientos que reflejen el nuevo modelo operativo de la empresa cliente.
• Definición de pautas de diseño de los sistemas informáticos en cooperación con los responsables de las áreas afectadas por la facturación electrónica.
• Desarrollo e integración de la solución técnica 
• Ajustes del sistema en el entorno piloto en cliente.
• Funcionamiento y testeo en entorno piloto.
• Formación a Administradores.
• Paso a producción y uso de alcance limitado.
• Formación a las entidades asociadas destinatarias de las facturas.
• Generalización del sistema a todos los asociados participantes.

Entre las dudas que le ayudamos a resolver están las siguientes:

• Selección del rol principal de la empresa. (El proyecto de eFactura ¿debe iniciarse como emisor o como receptor?).
• Selección de tipo de certificado (¿sirve o no sirve el certificado de persona jurídica?)
• Selección de prestador de servicios de certificación (¿en qué conexto sirven o no los certificados de la FNMT/RCM?)
• Selección de sistema de validación (¿es necesario implantar un servicio de consulta OCSP?)
• Selección de sistema de sello de tiempo (¿que servicios de sello de tiempo existen y en base a qué criterios los selecciono?)
• Selección del formato de la factura (¿Cuando uso el formato facturae y cuandoel formato UBL?)
• Seleccionar el formato de firma (¿cómo genero las firmas ES-X-L en XAdES? ¿y en PDF?)
• Conversión de formatos (¿Cómo convierto de EDIFACT al formato CCI-AEAT / facturae o a UBL?)
• Resolver problemas de Integración (¿Cómo puedo extraer los campos XML de un documento PDF?)
• Facturas rectificativas (¿es posible utilizar las Notas de Abono, según el RD 87/2005?)
• Manejar el papel y el formato electrónico en un proyecto (¿Puedo escanear las facturas recibidas en papel y destruir el papel?)

Si está pensando en acometer un proyecto de Factura Electrónica, salga de dudas contratando un seminario "in-company" donde le aclararemos todos los puntos a considerar. Después podrá decidir si le interesa o no contar con ayuda para desarrollar el proyecto.

Somos los autores del Libro "La factura electrónica" y hemos impartido más de 100 seminarios sobre factura electrónica y digitalización certificada, con Global Estrategias, la ESCA (Escuela Superior de las Cajas de Ahorros), Izenpe, el IIR (Institute for International Research), Wolters Kluwer, IMADE  y Recoletos Formación.

Le resolveremos todas las dudas sobre aspectos básicos de criptografía, autoridades de certificación, certificados y firma electrónica, timestamping y validación de certificados,  y sobre el uso de la firma en la remisión electrónica de facturas. Y por supuesto, todo lo que debe saber para llevar a cabo un proyecto de factura electrónica correctamente

Contacte con

  902 365 612

o visite nuestra página web: http://www.albalia.com y nuestro blog

De momento, aquí dispone de la información más actualizada (a fecha de 1 de diciembre de 2007) sobre la legislación aplicable a la eFactura en Europa y en España, incluyendo las normativas autonómicas especiales:

Legislación sobre Firma electrónica
DIRECTIVA 1999/93/CE DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 13 de diciembre de 1999 por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica
Ley 59/2003 de 19 de diciembre de Firma Electrónica
ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por la que se establecen normas específicas sobre el uso de la firma electrónica en las relaciones tributarias por medios electrónicos, informáticos y telemáticos con la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Resolución de 24 de julio de 2003 de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria por la que se establece el procedimiento a seguir para la admisión de certificados de entidades prestadoras de servicios de certificación electrónica
Prestadores de certificación que emiten certificados reconocidos y no reconocidos en España
Prestadores de servicios de certificación que emiten "qualified certificates" en Europa
Legislación sobre Factura Electrónica
SEXTA DIRECTIVA DEL CONSEJO de 17 de mayo de 1977 en materia de armonización de las legislaciones de los Estados miembros relativas a los impuestos sobre el volumen de negocios. Sistema común del IVA: Base imponible uniforme (77/388/CEE) [Vigente a 15 de mayo de 2004]
DIRECTIVA 2001/115/CE DEL CONSEJO de 20 de diciembre de 2001 por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturación en relación con el impuesto sobre el valor añadido
Directiva 2006/112/CE del consejo de 28 de noviembre de 2006 relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido modificada por la Directiva 2006/138/CE del consejo de 19 de diciembre de 2006
LEY 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
LEY 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.
ORDEN HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, sobre un nuevo desarrollo del régimen de facturación telemática previsto en el artículo 88 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, y en el artículo 9 bis del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre. (Derogada)
RESOLUCIÓN 2/2003, de 14 de febrero, de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre determinados aspectos relacionados con la facturación telemática. (Derogada)
REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido. Ver Real Decreto 87/2005, de 31 de enero
Real Decreto 87/2005, de 31 de enero, por el que se modifican el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el artículo 1 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, el Reglamento de los Impuestos Especiales, aprobado por el artículo único del Real Decreto 1165/1995, de 7 de julio, y el Reglamento por el que se regulan las obligaciones
Orden EHA 962/2007 de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación
ORDEN PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. (BOE n. 247 de 15/10/2007)
RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
Boletín Oficial de Vizcaya (Bizkaia) de 27 de abril de 2004 que contiene: NORMA FORAL 2/2004, de 23 de abril, de Medidas Tributarias en 2004. DECRETO FORAL 57/2004, de 6 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación
Boletín Oficial de Navarra de 9 de junio de 2004 que contiene el DECRETO FORAL 205/2004, de 17 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Boletín Oficial de Guipuzcoa (Gipuzkoa) de 25 de junio de 2004 que contiene: DECRETO FORAL 61/2004, de 15 de junio por el que se regulan las obligaciones de facturación.
100 preguntas sobre el IGIC
A efectos de comparación con el REAL DECRETO 1496/2003, se incluye la referencia al DEROGADO REAL DECRETO 2402/1985, de 18 de diciembre de 1985, por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y profesionales.
ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por la que se establecen normas específicas sobre el uso de la firma electrónica en las relaciones tributarias por medios electrónicos, informáticos y telemáticos con la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Resolución de 24 de julio de 2003 de la Dirección General de la Agencia Estatal de Administración Tributaria por la que se establece el procedimiento a seguir para la admisión de certificados de entidades prestadoras de servicios de certificación electrónica.
Autorización de la AEAT a Camerfirma para la emisión de certificados utilizados en Facturación Electrónica
Autorización de la AEAT a Camerfirma para la emisión de certificados de uso tributario
Informe sobre escrito de AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial) sobre Propuesta de modificacióndel apartado tercero, punto 2 de la Resolución de 14 de febrero del Director General de la AEAT.
Certificados admitidos en usos tributarios por la AEAT
Prestadores de certificación que emiten certificados reconocidos en España, y que pueden ser utilizados en la firma de Facturas electrónicas (OJO, a nivel internacional NO SE CONSIDERAN RECONOCIDOS los certificados de PERSONA JURÍDICA)